A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA NOS ESTOQUES

Para avaliar a confiabilidade dos registros e das demonstrações contábeis, a contabilidade vale-se da auditoria, que nada mais é que o exame analítico e pericial seguido do desenvolvimento das operações contábeis, desde o início até o balanço.

Este trabalho tem como objetivo mostrar a importância da auditoria dos estoques limitando-se apenas às técnicas de auditoria aplicadas. O estoque representa o custo acumulado dos materiais e produtos ainda não vendidos ou consumidos, relacionados com os objetivos e atividade da empresa, sendo importante na apuração do lucro de cada exercício social.

Os estoques são bens destinados à venda ou produção, ligados com os objetivos e atividades da empresa. Representam um dos ativos mais importantes do capital circulante e da posição financeira da maioria das companhias industriais e comerciais.

O elenco de tipos de estoques varia de empresa para empresa, e normalmente estão classificados nas seguintes categorias:

• Mercadorias para revenda – Que é composta por todos os materiais adquiridos de terceiros para a revenda;
• Produtos Acabados – Representam os produtos prontos produzidos na própria empresa e disponíveis para revenda.
• Produtos em Elaboração – Compostos pelos bens já requisitados que estão em processo de transformação e todos os custos diretos e indiretos relativos à produção ainda não concluída no encerramento do balanço.
• Matérias-primas – Representadas pelos materiais que irão ser aplicados na produção.
• Materiais auxiliares – Composto por todos os itens destinados a manutenção das atividades da produção e de consumo geral.
• Material de embalagem – Composto pelos itens destinados a embalagem ou acondicionamento dos produtos acabados.
• Importações em andamento – Engloba todos os custos já incorridos referentes a importação em andamento realizadas pela empresa.
• Almoxarifado – Engloba todos os itens de estoques de consumo em geral, podendo incluir produtos de alimentação do pessoal, materiais de escritório, peças em geral e uma variedade de itens. Muitas empresas, por questão de controle, adotam a prática de, para fins contábeis, já lançar tais estoques como despesas no momento da compra, somente mantendo controle quantitativo, pois muitas vezes representam uma quantidade muito grande de itens, mas de pequeno valor total, não afetando os resultados.

Os estoques merecem uma atenção especial por parte da empresa, pois a sua avaliação se reflete diretamente na apuração do Lucro Líquido de cada exercício, pois terá efeito no custo dos produtos vendidos.

AUDITORIA DOS ESTOQUES

Entre os procedimentos de auditoria nos estoques destaca-se a realização do inventário físico, verificando se os itens contados foram incluídos no inventário, sua avaliação e conferência de cálculos, observando o “corte” que é o momento em que os registros contábeis, os registros auxiliares e os documentos com eles relacionados, refletem o levantamento do inventário porque um item pode ser incluído ou excluído a depender deste momento.

Muitas vezes, o inventário é realizado antes da data do balanço e, neste caso, avulta a importância dos controles internos, pois, posteriormente, só será feita uma avaliação da razoabilidade dos valores constantes no balanço, a partir da contagem efetuada e da confiança que mereçam os controles internos.

Concluído o trabalho do inventário, as diferenças porventura apuradas, se relevantes, devem ser propostas como ajustes no balanço. Finalmente, deve-se apurar a razoabilidade do inventário, considerando suas quantidades históricas, procurando identificar variações relevantes, principalmente no início e final do exercício, aplicando, inclusive, o teste do lucro bruto e comparando-o com o de exercícios anteriores.

OBJETIVO:

O objetivo da auditoria de estoque é:

• assegurar-se de sua existência física e propriedade;
• verificar a existência de ônus sobre os mesmos;
• julgar se são apropriados para a finalidade da empresa;
• se têm condições de realização e examinar os critérios de avaliação em conformidade com os princípios de contabilidade.
• verificar se os estoques incluem todos os produtos na data do balanço e se as informações referentes aos estoques foram adequadamente divulgadas
• a verificação dos controles internos inicia os exames, no cumprimento desses objetivos, para determinar a profundidade e extensão dos procedimentos. Estes controles consistem num sistema eficiente de registros de entradas e saídas e rígido controle desta movimentação; verificações físicas frequentes;
• segregação de funções entre compradores, almoxarifes e faturistas.
• finalmente, deve-se apurar a razoabilidade do inventário, considerando suas quantidades históricas, procurando identificar variações relevantes, principalmente no início e final do exercício, aplicando, inclusive, o teste do lucro bruto e comparando-o com o de exercícios anteriores.

A avaliação dos estoques deve seguir um dos critérios de mercado, e uma vez definido, este deve ser uniforme no tempo para obedecer a princípio contábil da uniformidade e caso haja mudança de critério este deve ser objeto de avaliação e evidenciado nas demonstrações através de nota explicativa.

 SUPERAVALIAÇÃO DE ESTOQUES – CAUSAS E EFEITOS

A saída de mercadorias sem a respectiva emissão do documento fiscal, resultará naturalmente na falta dessas mercadorias quando do levantamento do Inventário físico no final do período. Para regularizar esta situação a empresa inclui no livro registro de Inventário as quantidades que deveriam constar fisicamente, superavaliando desta forma os estoques. Esta prática ilícita só poderá ser detectada através de um levantamento específico dessas mercadorias, antes que a empresa regularize de fato esta falta, com a compra/entrada de mercadorias da mesma espécie e quantidades, também desacompanhadas de documento fiscal.

A superavaliação também pode se dar, com o valor unitário das mercadorias e ou produtos superior ao de aquisição. Outra forma de superavaliar os estoques, são erros propositais nos cálculos e nos transportes de valores, ou simplesmente efetuar o registro contábil a maior que o registro de inventário.

SUBAVALIAÇÃO DOS ESTOQUES – CAUSAS E EFEITOS

As empresas que se utilizam da prática da subavaliação, avaliando os estoques por valor inferior ao seu valor real; visam precipuamente, elevar o custo das mercadorias e ou produtos vendidos, reduzindo, consequentemente o lucro líquido do exercício, resultando em parcela do imposto de renda a recolher a menor; e induzindo a prática do subfaturamento no período seguinte.

Formas de subavaliar os estoques

• Avaliação por preço inferior ao do período
• Diminuição das quantidades físicas
• Omissão no arrolamento das mercadorias adquiridas no fim do período.
• Erros propositais: Soma, multiplicação, transposição de valores, etc.

Formas de detectar a subavaliação

• Teste envolvendo as últimas aquisições, proceder o levantamento específico.
• Confronto entre o Inventário e as vendas do mês de janeiro do exercício subsequente; envolvendo as últimas aquisições.
• Confronto do registro de Inventário com o Balanço Patrimonial.

CUT-OFF DOS ESTOQUES (CORTES)

É o momento em que os registros e documentos contábeis, refletem o levantamento do inventário. Considera-se o que está registrado até aquele momento no inventário e excluí os posteriores registros, que equivale a materiais não registrados até o momento do corte e não devem ser inventariados.

Deve haver um cuidado em relação a mercadorias já faturadas e não entregue ainda, pois elas devem ser segregadas, isto é, inventariadas e depois excluídas, evitando assim a duplicidade de apropriação. Também pode ocorrer com as mercadorias entregues (entregas parciais), não registrada a fatura e com mercadorias em viagem (não chegou), mas já registradas. Deve haver um cuidado muito grande nesses casos, para evitar que eles influenciem duplamente nas demonstrações contábeis.

Na data do corte, deve-se anotar os últimos registros e após verificar as entradas e saídas anteriores e posteriores ao corte, para certificar-se que o inventário está correto. O auditor não pode deixar de investigar os produtos internos, que abrange a movimentação entre o almoxarifado e as seções de produção, de expedição ou de depósito, evitando que ocorra alguma distorção.

Para se assegurar de que não existem valores de um exercício registros em exercício anterior ou posterior, o auditor deve realizar os testes de corte, que podem incluir: pedido de informação a clientes, fornecedores e bancos quanto a direitos e obrigações que devem estar indicados nas demonstrações de determinado exercício e confronto das notas fiscais de venda emitidas até a data do encerramento do exercício com os documentos de despacho, com vistas à confirmação da remessa das mercadorias aos clientes até a data do balanço. A realização da receita de vendas ocorre no momento da entrega das mercadorias ao cliente.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

O objetivo da auditoria nos estoques é verificar a exatidão dos saldos demonstrados no Balanço Patrimonial e/ou declarado no livro próprio de registro de inventário das empresas, adotando alguns procedimentos que visam assegurar a real existência e propriedade dos estoques.

Devem-se efetuar testes de contagens, registrando-os nos arquivos de inventário para constatar a existência dos itens testados. Esses testes devem ser tanto mais numerosos quanto maior for o estoque ou mais complexo e diversificado for o inventário.

Diante de todo o exposto podemos concluir que a auditoria nos estoques requer um planejamento cuidadoso e investimentos substancial de tempo, custo e empenho.

Mesmo que para algumas empresas estoques nada mais representam que despesas pagas antecipadamente, em outras representam o ativo mais importante a ser examinado.